La gestion de projets dans Jestion est un atout essentiel pour assurer un suivi rigoureux et structuré de vos activités. Ce guide vous accompagne dans l’utilisation optimale de cette fonctionnalité, vous permettant d’organiser, suivre et finaliser vos projets avec fluidité.

Pourquoi bien gérer ses projets ?

La gestion de projets avec Jestion offre plusieurs avantages pour les indépendants et petites entreprises :

• Suivi rigoureux : En visualisant vos projets et leur état d'avancement, vous pouvez mieux gérer vos ressources et éviter les retards.
• Gestion optimisée : Associez des clients, des responsables, et des dates clés pour avoir une vue d'ensemble de votre portefeuille de projets.
• Meilleure organisation : Classez vos projets par statut pour savoir à tout moment ce qui doit être fait et ce qui est en attente.

Comment créer un projet dans Jestion ?

Ajouter et organiser vos projets dans Jestion est simple et rapide. Suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à votre compte Jestion, ouvrez l'application et accédez à vos Projets.
2. Entrez le nom de votre nouveau projet, sélectionnez son statut initial, puis cliquez sur Ajouter un projet.
3. Le nouveau projet apparaît dans la colonne correspondant au statut sélectionné. Cliquez sur ce projet pour y ajouter des informations supplémentaires.
4. Lorsque le volet s'ouvre, vous pouvez saisir d'autres détails (facultatifs) tels qu'une description, attribuer un responsable de votre équipe, associer un client etc...

Les statuts des projets : définition et exemples d'utilisation

Dans Jestion, vous pouvez organiser vos projets selon plusieurs statuts. Voici les différents statuts disponibles et des exemples d’utilisation adaptés aux indépendants et auto-entrepreneurs, tous basés sur un projet de création de site web :

• À faire : Projets planifiés mais non commencés.
  Exemple : Un projet de création d'un site web pour un nouveau client dont la commande vient d'être acceptée.
• En cours : Projets actuellement en réalisation.
  Exemple : Un projet de création de site web pour un client qui est déjà en développement, avec des maquettes en cours de validation.
• Bloqué : Projets rencontrant un obstacle ou un retard.
  Exemple : Un projet de création de site web pour un client qui est bloqué en attendant des décisions sur le design ou le contenu à intégrer.
• En attente de paiement : Projets terminés mais en attente de règlement.
  Exemple : Un projet de création de site web qui a été livré, mais pour lequel la facture n'a pas encore été réglée par le client.
• Terminé : Projets finalisés et livrés au client.
  Exemple : Un projet de création de site web qui a été finalisé, avec toutes les fonctionnalités mises en place et approuvées par le client.
• Ancien : Projets archivés après un certain temps une fois terminés.
  Exemple : Un projet de création de site web terminé depuis plusieurs mois, conservé pour référence future ou pour évaluer les performances passées.

Ces exemples vous permettent de visualiser rapidement l'état de chaque projet et de prioriser vos actions.

Modifier les statuts des projets

Pour modifier le statut d'un projet dans Jestion, commencez par accéder à votre tableau de projets. Une fois dans la section dédiée, identifiez le projet dont vous souhaitez changer le statut, qui se trouve dans la colonne appropriée.

Pour effectuer la modification, cliquez et maintenez le bouton de la souris sur le projet, puis faites-le glisser vers la colonne correspondant au nouveau statut, par exemple, en déplaçant un projet d'« À faire » vers « En cours ». Une fois dans la colonne souhaitée, relâchez le bouton de la souris pour déposer le projet.

Le statut du projet sera alors automatiquement mis à jour, reflétant ainsi son avancement dans le flux de travail. Cette méthode simple et intuitive vous permet de gérer facilement l’évolution de vos projets et de conserver une vue d'ensemble claire sur leur état actuel.

Ajouter des documents associés à un projet

Les documents sont essentiels pour le suivi et la gestion des projets. Pour ajouter des documents à un projet :

1. Ouvrez la page de détails de votre projet.
2. La section droite du volet est dédiée à l'affichage et à l'importation de vos documents.
3. Ajoutez les fichiers nécessaires, tels que des devis, factures, contrats ou rapports.

Remarque : L'importation de fichiers est limitée aux extensions suivantes : .jpg, .png, .jpeg, .pdf, .doc et .docx. De plus, la taille maximale autorisée pour chaque fichier est de 2 Mo.

Définir le responsable d'un projet

Il est possible de définir et modifier le responsable d'un projet en toute simplicité. Voici comment procéder :

1. Accédez à la page de détails de votre projet.
2. Utilisez la liste déroulante dédiée pour sélectionner le nouveau responsable parmi les utilisateurs disponibles.

Remarque : Tous les utilisateurs peuvent consulter et modifier le responsable d'un projet.

Archiver et gérer les projets anciens

Une fois qu'un projet est terminé et qu'un certain délai s'est écoulé, il est automatiquement classé dans la catégorie « Ancien », ce qui permet de conserver une trace historique de tous vos projets. Vous pouvez consulter ces projets anciens pour analyser les performances passées ou retrouver des documents importants en cliquant sur le bouton prévu à cet effet ou en accédant à la page Projets anciens. Il est à noter que la durée de ce délai est modifiable dans les paramètres de Jestion.

Remarque : Il n'est pas possible de réactiver un projet archivé ni de le remettre dans un statut actif, tel que « À faire » ou « En cours ».

Conclusion

La gestion de projets avec Jestion vous offre un cadre structuré pour suivre toutes vos activités professionnelles, des premières étapes de planification à la clôture des projets. En utilisant ces outils pour organiser, suivre et archiver vos projets, vous garantissez une gestion efficace et sans perte d’information. Profitez de cette fonctionnalité pour optimiser le suivi de vos projets et assurer le succès de votre entreprise.