La gestion des documents commerciaux, tels que les factures et les devis, est une tâche incontournable pour toute entreprise en France. Non seulement il s'agit d'une obligation légale, mais c'est également essentiel pour garder une trace précise des transactions effectuées. Ces documents doivent être conservés pendant plusieurs années en cas de contrôle fiscal ou juridique. Grâce à Jestion, un logiciel de gestion intuitive, l'exportation de tous vos documents commerciaux peut être effectuée en quelques clics.

Pourquoi exporter vos factures et devis ?

Les entreprises françaises sont tenues de conserver leurs documents commerciaux (factures, devis signés, bons de commande, etc.) pendant une durée minimale de 10 ans. Cette obligation vise à garantir une transparence dans les transactions commerciales et à faciliter les contrôles fiscaux ou administratifs.

L'exportation de ces documents permet d'avoir une sauvegarde locale de ces informations pour des raisons de sécurité, ou simplement pour une meilleure gestion documentaire. L'exporter régulièrement vous permet de :

• Prévenir les pertes de données : Une sauvegarde externe vous protège en cas de panne informatique.
• Répondre aux obligations légales : Vous vous assurez de respecter la réglementation en matière de conservation de données fiscales.

Remarque : Pour en savoir plus sur les délais de conservation des documents pour les entreprises Françaises, veuillez consulter le site internet officiel d'information administrative pour les entretrises (Entreprendre.Service-Public.fr).

Comment exporter vos documents commerciaux sur Jestion ?

L'exportation de vos devis et factures sur Jestion est rapide et facile. Suivez ce guide pour exporter l'ensemble de vos documents en un rien de temps, sans avoir à les télécharger un par un.

1. Une fois connecté à Jestion, ouvrez l'application et accèdez à votre Facturation.
2. À partir de celui-ci, vous avez la possibilité d'accéder à l'outil de génération et d'exportation de vos documents commerciaux grâce à l'icône « Partager » en haut, à droite. Vous pouvez également utiliser ce lien direct.
3. Sélectionnez maintenant les documents dont vous avez besoin. En cliquant sur l'un des boutons « Exporter ».
4. Une fois votre choix effectué, prenez connaissance des informations à savoir puis cliquez sur « Commencer l'exportation ». Le processus démarre.
5. Vos documents seront exportés sous forme d'un dossier compressé au format .zip. Une fois l'exportation terminée, le téléchargement débutera automatiquement via votre navigateur.
6. Il vous suffira ensuite de décompresser ce dossier pour accéder aux fichiers .pdf de chacun de vos documents.

Pendant l'exportation, veillez à ne pas quitter la page ni mettre votre ordinateur en veille, car cela interromprait immédiatement le processus.

Points importants à retenir :

• Assurez-vous d’avoir une connexion Internet stable : Cela permet de garantir que l'exportation se déroule sans interruption.
• Ne quittez pas la page pendant l’exportation : Si vous quittez la page, le processus sera annulé automatiquement. Il est important de rester sur cette page jusqu'à ce que l'exportation soit terminée.
• Temps d’exportation : La durée de l’exportation dépend du nombre de documents à traiter. Selon la taille des fichiers, cela peut prendre de quelques secondes à plusieurs minutes.
• Format de fichier : Les devis et factures seront exportés sous forme de fichier compressé (.zip). Une fois décompressé, vous accéderez à chaque document au format PDF.
• Vérifiez votre espace de stockage : Assurez-vous d’avoir suffisamment d’espace sur votre appareil pour recevoir le dossier exporté.

Export avant résiliation

Si vous prévoyez de résilier votre compte Jestion (pour des raisons comme un changement de logiciel, la fermeture de l’entreprise, ou tout autre motif), il est fortement recommandé d’effectuer un export de tous vos documents avant la résiliation. Cela vous garantit de conserver toutes vos factures et devis signés dans un format sécurisé et accessible.

Conclusion

L'exportation de vos devis et factures via Jestion est non seulement un moyen pratique d'organiser vos documents, mais elle est également essentielle pour rester conforme aux réglementations légales en vigueur en France. En prenant le temps d'exporter ces documents avant de changer de logiciel, de fermer votre entreprise ou pour toute autre raison, vous vous assurez que toutes vos informations sont bien archivées et accessibles à l'avenir. Cela vous évite également le risque de perdre des données cruciales lors de transitions. N'oubliez pas de suivre attentivement les étapes d'exportation et de respecter les consignes pour garantir un processus fluide. Un bon archivage de vos documents vous permettra de gérer votre entreprise de manière plus efficace et d'être toujours en conformité avec les exigences légales.